書選閱讀|愈忙愈要會表達:不只是教你怎麼說話,而是教你怎麼設計影響

書選閱讀|愈忙愈要會表達:不只是教你怎麼說話,而是教你怎麼設計影響

先前分享過《The Art of Explanation》這本書。

愈忙愈要會表達:讓自己受重用、點子被採用的解說藝術
書名:愈忙愈要會表達:讓自己受重用、點子被採用的解說藝術,原文名稱:The Art of Explanation: How to Communicate with Clarity and Confidence,語言:繁體中文,ISBN:9786264192309,頁數:320,出版社:時報出版,作者:羅斯.阿特金斯,譯者:王曉伯,出版日期:2025/04/08,類別:商業理財

最近出版了繁中版,不過《愈忙愈要會表達》這樣的書名不容易看出內容要傳達的概念,甚至可能誤解為是一本教你快速表達的書。

事實上,這是一本關於「簡報策略」的書。

不過,我說的不是做簡報(presentation),而是作簡報(present)的策略。

無論是工作、學習或日常生活中總有需要清楚表達想法的時候,像是準備報告、撰寫文章、參加面試或簡報,這些都需要簡報(present)能力。

能夠簡明扼要、言簡意賅表達出想法的人,自然能獲得更多的關注與好感,也因此帶來更多的機會。

作者 Ros Atkins 在 BBC 任職超過 20 年,包括主持人、記者和分析編輯等角色,解說的能力無庸置疑。他在書中分享多年來在高壓新聞編輯室積累的心得,歸納出十個有效解說的原則、七個清晰表達的步驟,以及在實際情境的應用解析。

我們未必有像 Ros Atkins 一樣的職場需求,但可以借鏡他的解說技巧,應用到需要簡潔說明或說服的場景中。

...

成功表達的十項原則、清晰表達的七個步驟

Ros Atkins 認為成功的表達要具備十項原則。

我們可以用十個簡單的提問來自我檢視:

一|淺顯:這是我所能表達最簡單的方式?
二|重大與必要細節:哪些細節是不可或缺的?
三|複雜性:這主題有沒有自己還不了解的?
四|效率:包含不必要的多餘資訊嗎?
五|精確:這是我要溝通的重點?
六|來龍去脈:為什麼這些對聽眾很重要?
七|去除干擾:有任何聽覺或視覺上的干擾?
八|引人入勝:聽眾注意力是否有動搖的時刻?
九|提供助益:回答了聽眾可能會有的疑問?
十|目的明確:我想要傳達什麼核心訊息?

掌握了這十項原則,可以讓你做出簡明扼要的表達,不過這不表示別人「一定」會聽你說。

「只有幾分鐘為想法一搏,要如何讓對方買單?」

特別在這個注意力稀缺的時代,誰都沒有太多耐心聽別人慢慢說,所以我們還需要站在對方設計一套容易被接受與理解的表達方式

所以Ros Atkins 在書中提到七個步驟,為對方量身打造應該傳達的資訊,藉此讓自己的想法成功被採納。

一|策劃:明確定義要解釋的主題。
二|蒐集:收集相關資訊。
三|篩選:篩選出最重要的內容。
四|架構:以合乎邏輯的順序排列內容。
五|串連:建立內容之間的關聯。
六|精簡:刪除冗餘,保持內容精煉。
七|傳達:以清晰、自信的方式呈現解釋。

這些才是這本書的主要內容,十項原則只是小菜。

書中一半以上的篇幅都在談論這些步驟的操作,也包括可能遭遇的盲點與應對的建議。所以千萬別看完十項原則覺得自己已經懂了,就不看下去了。

這七個步驟才是經驗的價值。

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設計表達影響力的五個觀點

或許你看完後還是覺得沒什麼特別,甚至和多數表達技巧沒什麼區別。沒錯!這些在文案或書綱上都能夠看到,我也不覺得是重點。

我想分享給你的是另一種觀點。

如果你有留意到作者的背景資歷,想想什麼是他可以將工作做得愈來愈好的關鍵因素?是他的表達技巧,還是有其他更有價值的?那才是值得我們學習的。

比起從「如何表達更清楚」的技巧層次來看待這本書,我更願意視為「將說明作為一種影響力的實踐」這樣的思維層次來解讀它。

以下就是我所理解的五個重要觀點:

一|說明力 ≠ 表達力,而是影響設計力

多數會人把「說明清楚」當作語言表達的技巧。

但我認為這是「策略設計」的一部分。書中提及的的七個步驟與十項原則,與其說是表達技巧,不如說是在有限時間內,引導對方理解並產生共識的一種策略設計。

這也是一套「讓思考看得見」的技術,目的是讓對方不只是聽見我們的話,而是清楚「接收」到我們的意圖。

二|說明的藝術,建立在「選擇」與「減法」上

在七個清晰表達的步驟裡,包括「提煉」和「精簡」這兩個步驟都是減法:有策略的簡化,是成熟思維的體現。

會說明的人,不是因為知道得更多,而是知道哪些該說、何時該留白?這種選擇的判斷,來自於把對方放在心上、對受眾的敏感度,也來自於對核心訊息的掌握度。

三|說明不是講清楚,而是讓對方從起點走向終點

不要問「我講了沒?」,而要問「他懂了沒?」

Ros Atkins 從新聞人的角色出發,強調解釋需要設計脈絡、選擇角度、控制步調,這跟我在教「問題解決」或「簡報思維」時的架構邏輯是一致的,都是在幫對方走過一段從「知道、理解、認同到行動」的認知路徑。

只是我們要搞清楚起點和終點分別在哪裡?先確認了方向,才能找到有效對策。

比方說,對方不知道,而我們希望對方理解。

那麼說明就是帶領對方從「不知道」走向「知道」再走向「理解」的過程,因此把話說清楚就好。但如果在要走到「認同」則需要理由和支持的佐證才足夠。

四|懂得清楚說明,是現代最稀缺的信任貨幣

當大家都在碎片化地溝通,那麼「說明」反而成為一種長期建立信任的能力。在職場上,一個個能有效說明的人,代表他能在關鍵時刻提供穩定、可靠的資訊支撐,這就是被重用的價值基礎。

五|說明是讓點子變現實的起點

再好的想法,如果無法清楚傳達,就只能留於腦中。

書中提供的方法,不只是幫你把話講清楚,也是一種講點子轉化為影響的橋梁設計。我在寫書或做顧問時經常面對這個問題:如何讓別人理解我們的提案,並願意採納?

這本書其實提供了實踐上非常有效的建議。

...

用一句話總結這本書的價值,我想是

「有效說明,是一種讓想法變成影響的能力設計。」

不只是說,而是讓讓對方聽進去、產生影響力;這也是我一直在努力的事情。


劉奕酉|鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者

擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問,專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家,多家出版社、社群媒體指定邀稿對象;一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。

線上課程:《劉奕酉的職場致勝賽局

相關著作:《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》、《高產出的本事》、《20道資料視覺化難題全解析》、《高勝算的本事:用數據思維打造破局思考力》、《看得見的高效思考:一流工作者教你把思考轉換成圖像,讓每次表達都直擊人心

培訓、講座、專欄、顧問服務邀約,或文章轉載授權請私訊聯繫 (easypresentation2016@gmail.com)

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