職人觀點

職人觀點｜一看就懂的簡報，是如何設計出來的？

「這張圖我看不懂，你能解釋一下嗎？」

這大概是我過去聽簡報時，最常出現的評語。不是我對別人的簡報，而是我自己的。

進入職場的頭幾年，那時的我很努力地把資料整理齊全、把文字濃縮、把圖表做得漂漂亮亮，但總是在最後一刻才意識到：聽的人跟我根本不在同一條思路上。

我以為自己在表達，實際上我只是把腦海裡的東西搬出來而已。但一場好的簡報，不是把資訊堆疊上去，而是讓對方「看得懂」我的想法。

．．．

常見的簡報誤區：用輸出取代表達

很多人簡報做得辛苦，並不是因為他們不夠專業，而是因為他們跳過了一個關鍵步驟：在設計簡報之前，先整理思考的結構。

少了這個步驟，簡報常會出現這些現象：

一｜條列太多，卻沒有清楚脈絡
二｜資訊太雜，讓人不知道重點在哪
三｜說的太多，時間不夠、聽眾抓不到重點

這些都是「思考還沒整理好」的結果，而不是簡報能力的問題。

．．．

要讓簡報的對象看見你的思考路徑，而不是只看到你蒐集了多少資料，或是你有多努力。一看就懂的簡報，通常有三個特徵：

一｜有個清楚的問題核心

好的簡報一開始就點出：要解決誰的什麼問題？

比方說，如果你是行銷企劃，不是直接展現十多頁的市場數據，而是可能先說：「目前會員轉換率不到1%，這是我們這場簡報的出發點。」

二｜具備明確的邏輯架構

不只是內容豐富，更是有順序、有層次地鋪陳。

比方說，你要提出三個改善方案，比起直接羅列出A方案、B方案、C方案的做法，更好的方式是用「優先順序」或「風險高低」做分類，讓人一眼抓到脈絡。

三｜視覺簡單但有結構性

掃一眼就知道你在說哪一段，不需要來回檢視。

舉例來說，在投影片中用「論點主張＋三點根據」的格式呈現，畫面留白、關鍵字加粗，甚至用箭頭引導視線。

這些元素不是視覺裝飾，而是引導視線理解。

．．．

一場好簡報從來不是資料多、設計炫；
而是讓人聽懂你怎麼思考、為什麼這樣做決定。

我在《看得見的高效思考》中提到發揮影響力的關鍵，就是讓思考「看得見」，你就不只是資訊的搬運工，而成為真正能帶來改變的人。

如果你是

一｜想讓簡報更有說服力的知識工作者
二｜常在工作中需要溝通、提案與簡報
三｜覺得自己思考很多，但總被說講得不夠清楚

那麼這本書會是你下一個非常實用的工具箱。它不是教你做簡報，而是告訴你如何將想法轉化為觀點，用一張圖來展現。

．．．

想讓對方一看就懂，先讓自己看見思考。

簡報不是最後一哩路，而是思考整合後的展現，發揮你的影響力。

劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者

擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。

培訓、講座、專欄、顧問服務邀約，或文章轉載授權請私訊聯繫 (easypresentation2016@gmail.com)