書選閱讀｜愈忙愈要會表達：不只是教你怎麼說話，而是教你怎麼設計影響
先前分享過《The Art of Explanation》這本書。
最近出版了繁中版，不過《愈忙愈要會表達》這樣的書名不容易看出內容要傳達的概念，甚至可能誤解為是一本教你快速表達的書。
事實上，這是一本關於「簡報策略」的書。
不過，我說的不是做簡報（presentation），而是作簡報（present）的策略。
無論是工作、學習或日常生活中總有需要清楚表達想法的時候，像是準備報告、撰寫文章、參加面試或簡報，這些都需要簡報（present）能力。
能夠簡明扼要、言簡意賅表達出想法的人，自然能獲得更多的關注與好感，也因此帶來更多的機會。
作者 Ros Atkins 在 BBC 任職超過 20 年，包括主持人、記者和分析編輯等角色，解說的能力無庸置疑。他在書中分享多年來在高壓新聞編輯室積累的心得，歸納出十個有效解說的原則、七個清晰表達的步驟，以及在實際情境的應用解析。
我們未必有像 Ros Atkins 一樣的職場需求，但可以借鏡他的解說技巧，應用到需要簡潔說明或說服的場景中。
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成功表達的十項原則、清晰表達的七個步驟
Ros Atkins 認為成功的表達要具備十項原則。
我們可以用十個簡單的提問來自我檢視：
一｜淺顯：這是我所能表達最簡單的方式？
二｜重大與必要細節：哪些細節是不可或缺的？
三｜複雜性：這主題有沒有自己還不了解的？
四｜效率：包含不必要的多餘資訊嗎？
五｜精確：這是我要溝通的重點？
六｜來龍去脈：為什麼這些對聽眾很重要？
七｜去除干擾：有任何聽覺或視覺上的干擾？
八｜引人入勝：聽眾注意力是否有動搖的時刻？
九｜提供助益：回答了聽眾可能會有的疑問？
十｜目的明確：我想要傳達什麼核心訊息？
掌握了這十項原則，可以讓你做出簡明扼要的表達，不過這不表示別人「一定」會聽你說。
「只有幾分鐘為想法一搏，要如何讓對方買單？」
特別在這個注意力稀缺的時代，誰都沒有太多耐心聽別人慢慢說，所以我們還需要站在對方設計一套容易被接受與理解的表達方式。
所以Ros Atkins 在書中提到七個步驟，為對方量身打造應該傳達的資訊，藉此讓自己的想法成功被採納。
一｜策劃：明確定義要解釋的主題。
二｜蒐集：收集相關資訊。
三｜篩選：篩選出最重要的內容。
四｜架構：以合乎邏輯的順序排列內容。
五｜串連：建立內容之間的關聯。
六｜精簡：刪除冗餘，保持內容精煉。
七｜傳達：以清晰、自信的方式呈現解釋。
這些才是這本書的主要內容，十項原則只是小菜。
書中一半以上的篇幅都在談論這些步驟的操作，也包括可能遭遇的盲點與應對的建議。所以千萬別看完十項原則覺得自己已經懂了，就不看下去了。
這七個步驟才是經驗的價值。
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設計表達影響力的五個觀點
或許你看完後還是覺得沒什麼特別，甚至和多數表達技巧沒什麼區別。沒錯！這些在文案或書綱上都能夠看到，我也不覺得是重點。
我想分享給你的是另一種觀點。
如果你有留意到作者的背景資歷，想想什麼是他可以將工作做得愈來愈好的關鍵因素？是他的表達技巧，還是有其他更有價值的？那才是值得我們學習的。
比起從「如何表達更清楚」的技巧層次來看待這本書，我更願意視為「將說明作為一種影響力的實踐」這樣的思維層次來解讀它。
以下就是我所理解的五個重要觀點：
一｜說明力 ≠ 表達力，而是影響設計力
多數會人把「說明清楚」當作語言表達的技巧。
但我認為這是「策略設計」的一部分。書中提及的的七個步驟與十項原則，與其說是表達技巧，不如說是在有限時間內，引導對方理解並產生共識的一種策略設計。
這也是一套「讓思考看得見」的技術，目的是讓對方不只是聽見我們的話，而是清楚「接收」到我們的意圖。
二｜說明的藝術，建立在「選擇」與「減法」上
在七個清晰表達的步驟裡，包括「提煉」和「精簡」這兩個步驟都是減法：有策略的簡化，是成熟思維的體現。
會說明的人，不是因為知道得更多，而是知道哪些該說、何時該留白？這種選擇的判斷，來自於把對方放在心上、對受眾的敏感度，也來自於對核心訊息的掌握度。
三｜說明不是講清楚，而是讓對方從起點走向終點
不要問「我講了沒？」，而要問「他懂了沒？」
Ros Atkins 從新聞人的角色出發，強調解釋需要設計脈絡、選擇角度、控制步調，這跟我在教「問題解決」或「簡報思維」時的架構邏輯是一致的，都是在幫對方走過一段從「知道、理解、認同到行動」的認知路徑。
只是我們要搞清楚起點和終點分別在哪裡？先確認了方向，才能找到有效對策。
比方說，對方不知道，而我們希望對方理解。
那麼說明就是帶領對方從「不知道」走向「知道」再走向「理解」的過程，因此把話說清楚就好。但如果在要走到「認同」則需要理由和支持的佐證才足夠。
四｜懂得清楚說明，是現代最稀缺的信任貨幣
當大家都在碎片化地溝通，那麼「說明」反而成為一種長期建立信任的能力。在職場上，一個個能有效說明的人，代表他能在關鍵時刻提供穩定、可靠的資訊支撐，這就是被重用的價值基礎。
五｜說明是讓點子變現實的起點
再好的想法，如果無法清楚傳達，就只能留於腦中。
書中提供的方法，不只是幫你把話講清楚，也是一種講點子轉化為影響的橋梁設計。我在寫書或做顧問時經常面對這個問題：如何讓別人理解我們的提案，並願意採納？
這本書其實提供了實踐上非常有效的建議。
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用一句話總結這本書的價值，我想是
「有效說明，是一種讓想法變成影響的能力設計。」
不只是說，而是讓讓對方聽進去、產生影響力；這也是我一直在努力的事情。
劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者
擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
線上課程：《劉奕酉的職場致勝賽局》
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