職人觀點｜這麼多的時間管理方法，到底哪個才是最好的、是有效的？
前陣子分享了一本書，談到時間管理與能量管理。
後來引發了一些有趣的討論，也有些讀者向我分享了對於能量管理的經驗和觀點，我覺得都很有趣。其中也有位讀者問了一個問題：這麼多的時間管理方法，到底哪個才是最好的、是有效的？
我心裡想著：有很多嗎？不就是那幾個。
而且每個方法都有其條件限制，很難說那個最好或最有效吧。等等，我可能又陷入自己的偏見。
所以我花了時間整理「我知道、常見的」時間管理法。
結果就像你看到的這張表。
不妨先檢視一番，哪些是你聽過的、有在使用的，或是覺得對自己最管用的？不管答案是什麼，我都不會訝異，除非你告訴我這些你全都不知道、沒在使用，那我會覺得你一定是個超級幸運的傢伙！
當我在整理這張表時，也順勢反思了自己在時間管理上一路以來的變化。
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你可能也和我一樣，看過不少時間管理的書。
像是「番茄鐘工作法」、「八二法則」或「GTD工作術」等等，每一本都各有道理，但用了幾天又常常回到原點。對嗎？
我發現，問題不在方法本身，而在於為什麼你會注意到這困惱？又為什麼覺得它應該被解決？
時間管理，不存在一個最好的方法；但要找一個最適合當下的自己。這就是我的結論。
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每個階段，都有不同的時間焦慮
剛出社會的我，焦慮的是「拖延」問題。
那時候學到《先吃那隻青蛙》這個說法，每天早上先做最難的事，其他都變得容易；如果有兩隻青蛙怎麼辦？先吃大的那隻。
但是慢慢地，青蛙愈來愈多，這招就不管用了。
後來同時要兼顧多個任務、成長和家庭，我轉向「番茄鐘」與「時間四象限」這兩個不少人都在使用的方法：用節奏維持專注，用優先順序取代忙碌感。
職場後期、成為自雇者到現在的我，更在意的是「節奏感」與「全局觀」的協調。於是，時間管理的重心轉到了「八二法則、時間區塊、GTD 工作術」這三種。
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為什麼偏好這三種方法？
首先，我認為策略思維是重中之重。
我對「策略」的理解，是決定不做什麼。而這也呼應「八二法則」的精神：聚焦關鍵少數。
不再想要做多少，先問什麼才是「值得」做的。當我感到忙亂急躁時，起手式就是先在紙上先列出十件事，再問自己：如果只能保留兩件，哪兩件最能帶來成果？
為什麼要寫下來？因為寫字需要時間，能藉此讓自己的思緒慢下來；而且一次只能寫下一件事，也是在梳理腦中的想法，不會想過了又想、也容易發現漏掉了什麼。
這個練習看似簡單，卻總能讓我從焦慮回到專注。
其次，是「時間區塊」（Time Blocking）的概念。
這是我維持輸出節奏的秘密。我不再列長長的代辦清單，而是把時間「預約」給重要的事，比方說每天個兩小時的閱讀和寫作、家庭陪伴的時間。
時間不再是被擠出來的，而是事先被保留下來。
我印象中談這個方法的書並不多，在 Cal Newport 的《深度工作力》中有提到，還有一本 Marc Zao-Sanders 的《 箱型時間》專門在講這個技巧。但我覺得這方法沒那麼複雜，不至於需要看完一整本書。
最後，是「GTD 工作術」（Get things Done）建立一套完善的時間管理系統。
顧名思義，就是「把事情搞定」就對了。
當專案變多、任務線變長，我需要更系統化的管理。GTD 讓我能把雜亂的任務都放進「可信賴」的外部系統，腦袋只負責思考，不負責記憶。
當心智空間被釋放，思考也變得更清晰。
在《看得見的高效思考》也提到寫出來、畫下來的一個最大好處就是，將大腦空間釋放出來。
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回歸時間管理的本質：保有餘裕
雖然我整理出一張「主流」的時間管理法。
但你也可能發現在一些高效工作者或周遭一些強者身上，總能看到不一樣的方法。這是怎麼一回事呢？因為方法是人想出來的，自然也可以去改變或創造一個新的出來；就如這張表中的每個方法都有其強調的焦點、適用對象與限制。
當我們理解這些方法，也清楚自己當下的限制與目標，那就去挑一個合適的；如果沒有，那就去改變啊。
舉例來說，時間管理四象限或矩陣，是以重要性、急迫性來劃分的。對於時間管理不清楚或不熟練的人來說，這個工具很有幫助；因為可以幫你擺脫在那些既不重要、也不急迫的瑣事，將時間更多投入在重要的事情上（包括急迫與不急迫的）。
但對於時間管理熟練、工作效率極高的人來說，這個工具的實用性就沒那麼大了。想想看，如果你都已經把那些不重要的任務所耗用的時間壓縮到極限了，可能會發現所有的任務都擠在重要又急迫、重要不急迫的象限裡，結果你還是做不完的事。
這時候，我就會改造這個工具。
因為急迫性對我來說沒哪麼關鍵了，就用簡單性來取代；矩陣也就變成了重要性和簡單性來劃分四個象限，我的原則就是：重要的先做、簡單的也先做。
這是融入敏捷的概念。簡單的先做，確保持續有產出要提升能量與動機；重要的先做，是因為對長期效益和能量提升上都是需要被考量的。
而在《把時間買回來》這本書中我又看到另一種方式。
劉奕酉
作者提出一個 DRIP 四象限理論，是以賺錢與否、能量提升或耗損來辨識任務，可以劃分為四個象限，包括：
一｜委派：不賺錢、耗損能量的任務
二｜取代：能賺錢、耗損能量的任務
三｜投資：不賺錢、提升能量的任務
四｜生產：能賺錢、提升能量的任務
核心概念可以用「專注生產、重視投資；逐步取代、儘快委派」 這十六個字來概括。關鍵就在於：將低價值任務委派他人，將時間和精力集中在高價值的任務上。
當我將這個模型和自己的方式比對，我發現彼此之間的關聯是這樣的：
一｜委派：對應「不重要但簡單」的任務
二｜取代：對應「不重要、也不簡單」的任務
三｜投資：對應「重要但不簡單」的任務
四｜生產：對應「重要又簡單」的任務
嘿！我發現這其實已經是行之有年的做法了。
我會將時間分配在「生產」與「投資」這兩類任務上，捨棄「委派」這類任務、尋求可用資源在「取代」這類任務上的轉換。
雖然區分的指標不同，但本質上的概念是相通的。
這就是第一性原理所說的，回歸本質去理解每個工具的概念與精神，自然能更好的融合、互換或改變，來更好的達到符合自身需求的目標。
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從時間管理到「能量管理」的轉變
當我逐漸熟練這些方法時，開始發現另一個關鍵：自身能量的充足，會影響著時間分配與運用的成效。有些時段適合邏輯思考，有些時段適合創造與對話。別人說早晨學習比較好，但我有許多創意想法卻總在深夜自己跑出來。
當我接觸到能量管理的觀點時，我找到了答案。
第一件事，就是找出自己的能量曲線。
所以我不再只問「什麼時候有空」做哪些事，而是換另一個角度問「什麼時候最有能量」來做某件事。在紙上把時間排得滿滿的，當然沒問題。
但如果你的能量耗盡，這些排程也只是空談、再多方法也只是形式。
唯有將兩者相結合，透過「時間管理」讓我掌控節奏，藉由「能量管理」讓我維持韌性。
實踐的過程也讓我愈來愈相信：時間讓你安排事情，而能量才讓你真正完成。
時間是一條線，而能量是一個面。
這條「線」可以決定你能安排多少事，但是「面」能決定你能承接多大的壓力與創造力。
這是單維視角，轉換到二維視角的改變。
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管理時間，也要管理（善待）自己
這些方法雖然以不同的形式談論時間如何管理和運用，但本質上都在回答同一個問題：我想成為什麼樣的人？
不論你用哪種方法，或者是完全不用，時間都會無情的流逝下去；而你我也會長大變老，但彼此的差異也會產生出來，造就不一樣的人生。
我自己是這樣看待這些方法的差異：
當我專注「先吃那隻青蛙」時，是因為我想成為能行動的人；
而當我使用「番茄鐘工作法」時，是因為我希望成為能更專注的人；
然後我真正理解「八二法則」是因為到了需要取捨的時候；
最後回到最單純的「GTD工作術」是因為我已經成為能掌控全局的人。
當你開始懂得管理能量和時間，自然會變成一個能長期穩定輸出的人。
如果你還在尋找屬於自己的節奏，不妨問自己：
一｜現在的我，最大的時間困惱或瓶頸是什麼？
二｜現在的我，想成為什麼樣的人？具體用一句話描述
三｜現在的我，哪種方法最能幫我穩定節奏與能量？
不需要一步到位、也不用想得太遠，好像選定了一種方法就不能改變了。沒這回事，不同階段本就有不同需求，混搭、自己創一個也沒問題，你覺得有效就好。
當你能管理自己的人生節奏，時間也在你的掌握之中。
劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者
擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
線上課程：《劉奕酉的職場致勝賽局》
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